Organizasyonda sekreterin görevleri

Herhangi bir organizasyonun performansı, sekreterlerin gösterdiği çabalara bağlıdır. Bir sekreterin görevleri, firma, farklı bölümler ve yönetici için genel temel, organizasyonel ve düzenli ofis sorumluluklarını yerine getirmeyi içerir. Ön büronun yönetilmesine ve ayrıca idari konuların ele alınmasına yardımcı olurlar. Bir sekreterin görevleri çoğu zaman halk tarafından fark edilmez. Ancak, organizasyonun düzenlenmesinde ve yolunda tutulmasında çok önemli bir rol oynarlar.

Organizasyonun sorunsuz bir şekilde yürütülmesinde ve diğer organizasyonel görevlerin yerine getirilmesinde sekreterlerin önemini göstermek için bir misyon üstleniyoruz. Oynanan rollerin bazıları pek çok kişi tarafından bilinmiyor. Rolleri sadece not almaktan ve telefona cevap vermekten daha ileri gidiyor. Meslek, organizasyonda karar vermenin tüm operasyonları için gerekli hale gelmede uzun bir yol kat etti.

Bir sekreterin sorumlulukları

Sekreterin işi a alanına göre farklılık gösterir. Ancak tıp, hukuk ve şirket sekreterliklerinden benzer görevleri yerine getirirler. Son derece yetkin sekreterlerin becerileri, mevcut endüstride yüksek talep görmektedir. Çoğu zaman yoğun çalışma programları ve sıkı teslim tarihleri ​​ile doludur.

Ayrıca okuyun

Gana'da morg işçileri grevde - Sebepler ve son haberler

Sekreter iş unvanlarına örnekler

• Sekreter
• Yasal sekreter
• Yönetici Sekreteri
• Sekreter (yarı zamanlı)
• Resepsiyonist

Sekreterlik görevleri nelerdir?

Pek çok insan genellikle bir sekreterin rollerini kişisel asistanla karıştırır. Ancak teoride kişisel asistanın rolleri sekreterinkinden farklıdır. Bir sekreter, kişisel asistanın aksine, güçlü beceri ve yetkinlikler gerektirir. Bir sekreter, kuruluşun temel işleyişini etkileyen karmaşık görevleri yerine getirir.

Ofis sekreteri görevleri sektöre veya işverene göre değişir. Ancak meslek, çalışma ortamlarındaki benzerlikler nedeniyle birbiriyle ilişkilidir. Farklı işyerlerindeki sekreterler aynı görev ve sorumlulukları yerine getirirler. Bu, organizasyonun faaliyetlerini etkiler. Sekreterler tarafından farklı çalışma ortamlarında gerçekleştirilen bazı standart ve birincil görevler şunlardır:

1. Resepsiyon

Genel ofis pozisyonları söz konusu olduğunda, sekreterlerin görevleri arasında yeni çalışanlara ve ziyaretçilere organizasyonda yollarını bulmalarında yardım etmek yer alır. Tipik rollerden bazıları, ziyaretçileri uygun departmanlara ve ofislere yönlendirmeyi içerir. Ayrıca yeni çalışanlara ilk günlerinde iş istasyonlarını gösterirler. Genellikle, ofise gelen ziyaretçilere birinci sınıf ve profesyonel resepsiyon sunarak şirketin genel imajını yansıtırlar.

Ayrıca okuyun

liderlik ve yönetim arasındaki fark

2. Dosyalama

Sekreterlerin bir diğer birincil rolü, müşterilerin ve çalışanların dosyalarını yönetmektir. Ayrıca, gelecekte başvurmak için kritik olan üretilen kayıtları da saklarlar. Bir hastane ortamı örneğinde, hemşire veya doktorla randevuları sırasında hastanın dosyasını oluşturmak sekreterlerin rolüdür. Randevu bittiğinde de saklarlar. Dosyaları alfabetik sıraya koyarlar ve kolay saklama ve hızlı erişim amaçları için en yeni ve en basit dosyalama sistemini kullanırlar.

3. Yazışma

Ofis ortamı söz konusu olduğunda, sekreterler genellikle gelen ve giden telefon görüşmeleri ve posta yazışmaları için bağlantı kurar. Müşterilerden, müşterilerden, iş ortaklarından gelen telefon görüşmelerini seçerler. Ayrıca, müşteriler tarafından gönderilen soruları çözmeye yardımcı olur veya daha fazla rehberlik için müşterileri uygun departmana iletirler. Ayrıca, bilgileri müşterilere iletirken yönetim adına telefon görüşmeleri yaparak hareket ederler.

Randevuları planlarlar ve takip sorgulamaları yaparlar. Not alma, özellikle yöneticilerden gelen sekreterler için vazgeçilmez bir beceridir. Ayrıca notu veya mektupları ve e-postaların taranmasını da hazırlarlar. Ayrıca resmi toplantılarda tutanakları da yazıyorlar.

4. Belge yönetimi

Belgeler kuruluş için kritik öneme sahiptir ve bunları yönetmek yalnızca sekreterin sorumluluğundadır. Bu, postalama veya dahili dağıtım için belgelerin kopyalanması yoluyla olur. Belgeler ayrıca firmadan müşterilere, potansiyel iş ortaklarına veya müşterilere fakslanmalıdır. Gelen faksları da ilgili departmana yönlendirilirken alırlar.

Ayrıca belgeleri e-posta, Excel, Word ve elektronik tablolar gibi farklı formlar aracılığıyla çalışanlara ve müşterilere dağıtırlar. Sekreterler ayrıca e-postaları uygun kanallara göndermeden önce düzeltir ve hazırlar.

5. Genel ofis görevleri

Küçük ofisler söz konusu olduğunda, bir sekreterin rolleri, rutin büro görevlerini yerine getirmek ve başkalarının çalışmasına yardımcı olan başka bir ilgili göreve kadar değişebilir. Bu, başlangıçta iptal edilmiş olan randevuların planlanması ve yeniden planlanması çalışmalarını içerir. Ayrıca ofis malzemelerinin siparişini, notların alınmasını ve ziyaretçiler için içeceklerin hazırlanmasını da içerir.

6. Destek

Bir sekreterin önemli bir rolü, organizasyondaki farklı departmanlardaki yönetici veya yöneticilere destek sunmaktır. İş istasyonları farklı olsa da, diğerleri her yönetim ekibine kişisel bir sekreter atamak için karmaşık veya meşgul olabilir. Diğer işyerleri, bazı üst düzey yöneticilere hizmet etmek için bir sekreter atar ve kişisel sekreteri olan sadece genel müdür.

7. Günlük görevleri yerine getirmek

Sekreterler tarafından gerçekleştirilen benzer görevlerden bazıları bilgi yönetimi ile ilgilidir. Sekreter, kağıt ve elektronik dosyalama sistemlerini yönetir. Ayrıca postaları yönlendirir ve yazıcılar, faks makineleri, bilgisayarlar ve video konferans ekipmanı gibi bir dizi ofis makinesini çalıştırırlar. Diğer iş istasyonlarında, sekreterler dikte alma ve raporlar ve mektuplar oluşturma ile ilgilenir.

Diğerleri de yöneticiler tarafından yazılmış kaba taslakları gözden geçirir. Sekreterler mükemmel ve yerinde dilbilgisi ve yazım becerilerine sahip olmalıdır. Ayrıca müşteri hizmetleri söz konusu olduğunda hızlı, doğru ve yetenekli yazmaları gerekir. Veritabanları, elektronik tablolar ve grafikler içeren farklı bilgisayar yazılım programlarını kullanma konusunda teknik bilgiye sahip olmalıdırlar.

Ayrıca okuyun

Gana Freight Forwarders Enstitüsü kursları, yeri ve iletişim bilgileri

Sekreter görev ve sorumlulukları

Bir sekreterin aşağıdaki sorumlulukları yerine getirmesi beklenir;

Komite toplantılarından önce

• Toplantının yapılacağı bir oda tahsisi
• Başkan ile görüşme ve toplantının genel gündeminde anlaşma
• Toplantının yapılacağı yer ve saat ile kararlaştırılan gündem hakkında komite üyelerine bir bildirim göndermek.
• Toplantı ile ilgili tüm evrakları fiili toplantıdan en az bir hafta önce hazırlamak. Bildiriler ayrıca son toplantının yazışmalarını ve bir önceki toplantının tutanağı olan tutanakları da içermelidir.

Komite toplantıları sırasında

• Toplantıda bulunan kişilerin notlarının alınması. Ayrıca, toplantıya katılmayan ancak daha önce özür dileyen kişileri de not aldı.
• Son toplantı tutanaklarını dağıtmak ve okumak, tutanaklarla ilgili soruları almak ve gerektiğinde tutanakları değiştirmek.
• Üstlenilen acil eylem hakkında rapor verirken toplantıya katılanların söylediklerini not almak. Ayrıca, komite tarafından alınan kararları not etmek.
• Sekreter tarafından yazılan mektuplardan ve alınan cevaplardan herhangi birinin derhal harekete geçilmesi için komiteye rapor edilmesi.

Ayrıca okuyun

Gana irtibat ve ofisleri Seçim Komisyonu

Komite toplantılarının ardından

• Toplantı sırasında alınan notlardan resmi tutanakların konu için zamanında bir sonraki komite toplantısına yazılması
• Komitenin daha önce ele alınmasını istediği mektuplardan herhangi birini yazıp göndermek.

Aşağıdakilerin en son kayıtlarını tutmak yalnızca sekreterin sorumluluğundadır;

• Komite üyesinin adları, resmi adresleri ve telefon numaraları
• Topluluk dernek üyelerinin adları ve adresleri
• İlgili toplulukla ilişkili üyelerin katıldığı toplantılar
• İlgili yetkililerin önemli teması.

İş unvanına özel sekreterlik görevleri nelerdir?

Farklı sektörlerdeki farklı sekreterlere atanan farklı görevler vardır. İşte iş tanımına uyan sekreterlerin özel sorumlulukları.

Sekreterin genel sorumlulukları

• Komite toplantılarının üyelere uygun şekilde yönetilmesini sağlamak
• Genel Kurul gibi diğer toplantıların ve etkinliklerin de uygun şekilde yönetilmesini sağlamak.
• Üyelik kayıtlarının mevcut sisteme uygun olarak tutulması
• Toplantılar sırasında alınan topluluk üyesi eylem noktalarının izlenmesi.

Ayrıca okuyun

Gana ulusal hizmeti: ödenek ve maaş 2020

Sekreterin özel sorumlulukları

• Komite toplantılarını ve Genel Kurul'u diğerleriyle birlikte planlamak ve hazırlamak ve uygun şekilde atamak. Buna toplantı tarihlerinin planlanması, toplantı bildiriminin gönderilmesi, oda rezervasyonu, tutanak ve diğer ilgili belgeler dahildir. Ayrıca, başkanla irtibat kurarak toplantının kapanış gündemlerini hazırlamak.
• Komite toplantıları için bir dakika daha zaman ayırmanın sağlanması. Özellikle kapalı toplantılar söz konusu olduğunda.
• Alınan kararların ve eylemlerin tutanaklara ve bir sonraki komite toplantılarına raporlanması ve toplantılarda oluşturulan sonuç ve kararlarla eylemlerin ilerleyişinin doğru bir şekilde kaydedilmesi.
• Güncel üyelik kayıtlarının doğru ve kesin olarak tutulması. Ayrıca, tebligatların yenilenmesini sağlamak ve ayrıca sayman ile irtibat halinde üyelik ücretlerini kaydetmek.
• Komite toplantılarında üzerinde anlaşmaya varılan mektup ve e-postalar aracılığıyla yazışmaların yapılması. Ayrıca, bir sonraki toplantı için alınan yazışmaları ve e-postaları özetlemek ve uygun cevapları hazırlamak.
• Yapılması gereken ilgili raporlamaların herhangi biri için planlama. Bu, topluluk derneği üyeleri için yıllık raporu içerir.

Ayrıca okuyun

Gana Eğitim Hizmeti promosyonları açıklandı

Genel görevler

• Şirket Evi gerekliliklerine uyulmasını sağlamak.
• Komite toplantılarının yönetildiğinden ve uygun şekilde kaydedildiğinden emin olmak.
• Şirket evinin yöneticilerinin listesi de mevcut duruma göre güncellenmelidir.
• Genel Kurulların ve EGM'lerin uygun şekilde katıldığından ve kaydedildiğinden emin olmak
• Üyelik kayıtlarının güncel tutulması
• Yıllık getirilerin doğru formatta uygun şekilde düzenleyici kurumlarla örtüşmesini sağlamak.

Ekonominin farklı sektörlerinde sekreterler için birçok iş fırsatı var. Sekreterlerin en büyük işverenlerinden bazıları aşağıdaki sektörlerde yer almaktadır;

• Sosyal Hizmetler
• Sağlık hizmeti
• Eğitim
• Profesyonel iş istasyonları
• Dini kuruluşlar
• Hükümet ve sivil toplumlar
• Bilimsel ve teknik hizmetler

Sekreterlerin becerileri ve temel yetkinlikleri

1. Profesyonel gelişim taahhüdü

Sekreterler, sürekli gelişen mesleği anlamalı ve bu nedenle becerilerini güncellemeye devam etmelidir. İşverenler, becerileri aracılığıyla işyerinin ofis verimliliğini sürekli olarak geliştirmek için onlara bağımlıdır. Sekreterler, eğitimlerini uzatarak ve mevcut becerilerine katkıda bulunmak için başka fırsatlar arayarak işverenleri etkileyebilir. Bu, özgeçmişlerindeki becerilerle ilgili profesyonel değerlerini büyütmeye devam ediyor.

Ayrıca okuyun

Görev 2018 için NSS aylık rapor formu

2. Mükemmel iletişim becerileri

Sekreterler tarafından harcanan zamanın çoğu telefonda, e-postalarda, raporlarda, mektuplarda ve resepsiyondadır. Bu, tüm organizasyonun fikir ve değerlerini bir araya getirmek için ilk izlenimin kullanılması anlamına gelir. Devam eden iş büyümesi, müşterilere, ortaklara ve müşterilere nasıl davranıldığına bağlıdır. Sekreterler müşterileri dinlemeli, yönergeleri izlemeli ve geri bildirimde bulunmalıdır. Sizi diğer başvuru sahiplerinden ayıran sözlü ve organizasyonel iletişim becerilerinin stresi olmalıdır.

3. Takım çalışmasına açıklık

Sekreterler, organizasyonun hedeflerine ulaşılmasını sağlamak için diğer departmanlarla ekip çalışmasına açık olmalıdır. Bu, inovasyon, işbirliği ve sıkı çalışmanın uygulanması gerektiği anlamına gelir. İşyerinin verimliliğini artırmak için girişimlerde bulunmalıdırlar.

AYRICA OKUYUN : Menzgold'un arkasındaki üç üst düzey yönetici daha belirlendi

Ayrıca okuyun

2018 NSS değerlendirme formunu indirmek için ipuçları

Sekreterler, yukarıdaki becerilerin yanı sıra kişilerarası becerilere sahip olmalı, çok görevli olmalı ve ayrıntılara dikkat etmelidir. Oldukça stresli bir iş olduğu için, işin önemli girdilerinden stres yönetimi becerilerine de sahip olmalıdırlar. Bir sekreterin görevleri, farklı endüstrilerden genişleyebilir ve farklı olabilir. Sekreterlerin değeri için sürekli bir büyüme var, dolayısıyla daha fazla fırsat yaratıyor.

Bir resepsiyon masasında çalışma olasılığı konusunda heyecanlıysanız, kuruluşun operasyonları üzerindeki etkiyi artırmaya hazır olun. Ayrıca bir organizasyonda sekreterin görevlerini öğrendiğinizden emin olun. Kendinizi diğer sekreterlerden ayırmak için niteliklerde bir iyileştirme yapılması gerekiyor. Sekreterlik mesleğinde daha fazla beceri ve yetkinlik kazanmak için farklı Yönetim ve Sekreterlik kurslarına kaydolmanız istenmektedir.

AYRICA OKUYUN:

• Nana Addo, önemli basın brifinginde yönetici sekreteri atadı
• Gana 2018'deki mobilya firmalarının listesi